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Contiene el nombre del emisor del mensaje y su dirección de correo electrónico. Los programas de correo recogen esta información de la configuración sobre el mail que hayamos introducido, normalmente al configurar por primera vez el programa.
Para modificarla en Netscape podemos acceder a través de: Editar/Preferencias/Correo/Identidad . En Outlook: Herramientas/cuentas/propiedades/general/nombre
Nunca deberíamos poner acentos o caracteres especiales, como la "ñ" en esta parte ya que lo más problable es que el nombre llegue ilegible al destinatario debido a los ordenadores intermedios que recogen el correo y lo llevan de un sitio a otro y que no pueden manejar estos caracteres.
Subject (Asunto)
El asunto es una breve pero suficiente descripción del contenido del mensaje. En las listas de distribución es extremadamente importante ya que por él se guiarán los usuarios para leer o no la carta.
En esta parte tampoco deberían colocarse nunca acentos, por el mismo motivo que no los debe hacer en el caso anterior.
Contenido del mensaje
Cuando enviemos un texto a una lista de distribución hay que tener muy presente que nos van a leer varios cientos de personas. Es recomendable pensar bien lo que se escribirá y evitar expresiones locales que pueden no ser entendidas o mal interpretadas por miembros de otros países. También debemos considerar que lo que a nosotros nos resulta gracioso a otros les puede parecer de muy mal gusto por lo que deberemos extremar el cuidado del lenguaje.
Con más motivo se pondrá énfasis en no molestar, despreciar o hablar despectivamente de otro/s. Jamás se enviará una carta en estos términos a la lista. Si se quiere mantener una disputa personal deberá hacerse en privado.
Para poner énfasis en determinadas ideas se pueden usar con moderación los siguientes "emoticones":
:-) Sonreir, gracioso, alegre
:-| Postura neutra
:-( Triste, apenado
;-) Guiño, complicidad
:-o Sorprendido, asombrado
Formato del mensaje
MAYÚSCULAS. El uso de palabras enteras escritas con mayúsculas se utiliza para gritar. Por lo tanto, un mensaje escrito en mayúsculas produce muy mal efecto en quién lo lee ya que da la impresión de que el remitente está gritando.
CONFIGURACIÓN. El programa de correo debe estar configurado para enviar los mensajes en formato MIME (quoted printable) de esta forma el receptor podrá leer los acentos y otros caracteres especiales. En la actualidad todos los programas de correo basados en un entorno gráfico como Windows o Mac, permiten el uso de acentos, por lo que éste no debería ser un motivo para no leer correctamente los mensajes por parte del destinatario.
Netscape: Editar/Preferencias/Correo
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/HTML/Configuración
Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin formato/Configuración
El formato HTML permite enviar mensajes con tipos de letras, colores, fondo, tablas, etc. Es un sistema muy potente para facilitar la comunicación. Pero tiene el inconveniente que ocupa mucho más espacio que el texto normal por lo que puede molestar a algunos usuarios. Todos los programas de correo actuales admiten HTML, la recomendación es mandar mensajes en este formato sólo cuando sea necesario (inclusión de tablas o gráficos). Tanto Netscape como Outlook se pueden configurar para que manden mensajes en HTML sólo cuando sea necesario, o cuando sea posible:
Netscape: Editar/Preferencias/Correo/Formato/Preguntarme al mandar mensajes HTML
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/Responder a mensajes en el formato en el que fueron enviados
Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin formato (esta opción es para enviar los mensajes en formato texto por defecto)
Archivos adjuntos
Nunca se deben mandar archivos voluminosos a una lista sin el previo consentimiento de todos los miembros de la misma. Lo mejor es preguntar quién quiere el archivo y mandárselo personalmente a todos ellos. Por poner un ejemplo, un archivo de 1Mb distribuido a 200 suscriptores supone un tráfico de 200Mb, lo que carga innecesariamente la red y molesta en gran forma a los que no lo quieren. Ademas, hay que tener presente que muchos usuarios tienen limitado el espacio de correo por lo que se les puede saturar y hay otros que pagan por Kb recibido.
Longitud de las líneas de texto
Debe configurarse adecuadamente el programa de correo para que las líneas no superen los 70 caracteres de ancho, ya que de otra forma los usuarios pueden recibir las líneas truncadas, haciendo difícil la lectura.
Netscape: Editar/Preferencias/Correo/Mensajes
Outlook: Herramientas/Opciones/Enviar/Texto sin formato/Configuración/
Responder el correo
Para responder a una carta se debe pulsar el botón de réplica que todos los programas poseen. Es conveniente citar el texto original al que se está respondiendo, borrando el texto irrelevante o al que no se responde.
Firmas automáticas
Todos los mensajes deberían ir firmados con nombre y la localidad desde la que se escribe, si es pertinente se pone también el cargo desempeñado. Debe incluirse igualmente la dirección de correo electrónico para facilitar las réplicas personales.